Providencia N° 003 Instituto Venezolano de los Seguros Sociales

Mediante Providencia N° 003 publicada en Gaceta Oficial N° 39.788 de fecha 28 de octubre de 2011, el Instituto Venezolano de Seguros Sociales (IVSS) estableció la documentación que tendrán que exhibir y presentar las empresas privadas, sociedades, asociaciones, fundaciones, corporaciones, empresas del Estado y demás entidades donde presten servicios personas sujetas a la obligación del seguro social, al momento de una inspección.

Según se detalla en la misma, los empleadores durante el procedimiento de inspección tendrán que exhibir en un lugar visible de su establecimiento, así como presentar al funcionario del IVSS los siguientes documentos:

1.- La Forma 14-01 (cédula del patrono o empresa) o registro en el sistema de gestión y autoliquidación de empresas Tiuna,debidamente recibida y sellada por la respectiva oficina administrativa.

2.- La Forma 14-02 (registro de asegurado debidamente recibida y sellada por la respectiva oficina administrativa o constancia de Registro del Trabajador emitido por el sistema de gestión y autoliquidación de empresas Tiuna.

3.- Presentar la forma 14-03 (participación de retiro del trabajador).

4.- La Forma 14-133 (convenio de pagos).

5.- Las tres últimas órdenes de pago emitidas por el IVSS, junto a los respectivos depósitos bancarios por medio de los cuales fueron pagadas.
6.- La nómina de trabajadores que contenga la siguiente información: nombres y apellidos, número de cédula de identidad, cargo, salario, fecha de ingreso.

7.- Declaración trimestral de trabajadores ante el Ministerio de Trabajo de los tres últimos años de ejercicio fiscal.

8.- Copia de la declaración del Impuesto sobre la Renta de los tres últimos ejercicios fiscales.

9.- Acta constitutiva, más últimas actas de asamblea de modificaciones estatutarias.

10.- Registro patronal de asegurados, con la siguiente información: nombres, apellidos y dirección; número de registro en el Seguro Social; fecha de ingreso; salario diario, semanal o mensual; ocupación; cotización semanal del trabajador; fecha de retiro y cualquier otro dato que estime de interés el IVSS. El patrono está obligado a conservar durante cinco años esta documentación.

11.- Estados financieros de los tres últimos ejercicios fiscales y libros contables.

12.- Cualquier documento en el que conste el cese de actividades (si fuese el caso).

13.- Copia de los recibos de pago de los trabajadores.

14.- Copia del último recibo de pago de un servicio básico.

15.- Contrato de arrendamiento (si fuera el caso).

16.- Copia de la Cédula de Identidad del empleador o apoderado.

17.- En caso de empresas del Estado deberán consignar además nómina de jubilados, formulación presupuestaria de la Partida 401 (gastos del personal). Quienes incumplan las obligaciones dispuestas en la Providencia, serán objeto sanciones conforme a lo establecido en los artículos 86 al 89 de la Ley del Seguro Social, las cuales consisten en multas que oscilan entre las 25 y 100 Unidades Tributarias.